Cambio de año 2020-2021: Información, ayuda y consejos

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Con vistas ya al 2021, Zynara no requiere ningún proceso especial por el cambio de año. Dado que una empresa puede tener distintos ejercicios, se podrá consultar cualquier documento del 2020 o anteriores. Sin embargo, hay algunas consideraciones que debemos tener en cuenta, en especial con las numeraciones e inventario que se detallan a continuación.

Cambio de Numeraciones

Para cambiar la numeración de los documentos de albaranes, facturas, pedidos, presupuestos y Tickets, deberá ir al menú Archivo, Preferencias, Canales. Puede cambiar la numeración que desee, manteniendo la precaución de no solapar una ya existente (un buen sistema es iniciar la numeración partiendo del 210000 para el año 2021, por ejemplo). No olvide también cambiar las rectificativas. Realice esta operación antes de iniciar el primer documento del año. Consulte la ayuda relacionada con los canales:  Ayuda de canales

Acceso a la numeración de los Canales

Numeración Principal y Secundaria

Los canales tienen dos numeraciones. La numeración principal es la utilizada por defecto, y es la que deberá cambiar para adaptarla al nuevo año (por ejemplo, 2100000 para empezar así en el 2021). Sin embargo, puede suceder (especialmente en las compras), que los primeros días de enero deba introducir documentos con fecha del 2020. Al entrar un documento nuevo, puede cambiar la fecha, pero la numeración mostraría la correspondiente al 2021, lo cual nos obligaría a cambiar de numeración por los canales cada vez que quisiéramos hacer un nuevo documento del año 2020, y luego volver para restablecerla.

Esto se solventa mediante la numeración secundaria. Cuando realice el cambio de numeración al nuevo año, deberá teclear en la numeración secundaria el último documento del 2020. 

Supongamos que es 2 de enero, y se dispone a cambiar las numeraciones para adaptarlas al nuevo año. La numeración del canal de facturas estaría así:

Numeración en el 2020
Numeración en el 2020

En «Próximo Número» nos indica que el último número de factura es el 2002245. Entraremos ese número en «Secundario», y luego lo cambiaremos por la nueva numeración del 2021:

Numeración para  2021
Numeración para 2021

De este modo, se está indicando a Zynara que el último número utilizado para las facturas de compra en el 2020 es el 2002245 (Secundario), y que en el 2021 se empieza por el 210000 (Próximo Número).

Al crear una nueva factura de compra, de forma predeterminada mostrará el «Próximo Número»:

Nueva factura en el 2021, con la numeración del 2021 por defecto.
Nueva factura en el 2021, con la numeración del 2021 por defecto.

Pero si quisiéramos entrar una nueva factura con fecha del 2020, basta hacer un clic en el icono para que nos permita seleccionar sobre qué numeración deseamos hacer la nueva factura:

Al clicar en el icono, puede elegirse la numeración a utiilizar, siendo la secundaria la del 2020.
Al clicar en el icono, puede elegirse la numeración a utiilizar, siendo la secundaria la del 2020.

De este modo, para hacer una factura del 2020 en el 2021, bastará con seleccionar la numeración secundaria y cambiar la fecha de la factura. Al crear una nueva factura, se asumirá de nuevo la principal.

La utilidad de numeración secundaria se incorporó el 4 de mayo de 2020, dentro de la actualización 1.0.52.0. Lea los detalles de la actualización para más información.

Finalmente, sobre el cambio de numeraciones, recuerde también cambiar la de los tickets si utiliza el módulo de TPV:

Si utiliza, TPV, recuerde también el canal de Tickets
Si utiliza, TPV, recuerde también el canal de Tickets

Inventario: regularización

Si a final de año desea realizar un inventario, puede optar por la opción “Regularización” que le ayudará rápidamente a cuadrar su stock. El proceso de regularización es rápido y sencillo: sólo tendrá que escribir el stock contabilizado y Zynara se encargará de actualizar el stock y generar el movimiento de almacén compensatorio. Se recomienda hacer previamente una copia de seguridad. Siga los siguientes pasos:

  • Obtenga el inventario de su almacén a través del menú Stock, Inventario: Sepa cómo
  • Seleccione en la tabla los artículos que desee regularizar: Sepa cómo
  • Proceda a la utilidad de regularización de stock: Sepa cómo

 

Primero realice un inventario.

 

Acceda a la regularización (puede filtrar la tabla previamente).

 

Recuerde que puede entrar su stock previamente en una hoja de cálculo para posteriormente pegarlo en este punto, mediante la opción «Importar».  Sepa cómo

Escriba directamente el nuevo stock para cada artículo.

Borrado de datos

No es necesaria la eliminación de datos de ejercicios anteriores por el cambio de año, pero si desea realizar el proceso puede eliminar masivamente documentos de cualquier periodo a través del borrado masivo de datos. Siga los siguientes pasos:

  • Entre en Archivo, Preferencias, Activar o Desactivar Borrado Masivo de Datos.
  • Active el borrado.
  • Proceda a borrar las filas de las tablas que desee.

Le aconsejamos que lea la ayuda al respecto: borrado masivo de datos. Haga siempre copias de seguridad previamente.  

 

Primero active el borrado masivo de datos

 

Pregunta de seguridad.

 

Seleccione las filas de cualquier tabla y presione el botón de eliminación masiva.

 

Pregunta de seguridad para el borrado de datos.

Información adicional

El selector de fechas se actualiza al nuevo año, por lo que algunas tablas como las de facturas o albaranes que por defecto se hallan filtradas por el año en curso se muestren vacías. Podrá visualizar el año anterior simplemente cambiando el selector. Consulte la ayuda del selector de fechas.

Selector de fechas

Es posible que durante los primeros días del año 2021, deba introducir documentos con fecha del 2020. Zynara permite la opción, pero le avisará que el año del documento no coincide con el actual. Esta advertencia puede desactivarse en las Preferencias, Pestaña General.

El aviso por documentos de otro año puede activarse o desactivarse en las preferencias.