Resumen de la actualización

• Necesidades.
• Nuevos informes: acumulados por mes.
• Restricciones en código de Artículos.
• Anotaciones.
• Ocultar componentes Kit.
• Uso del Proveedor habitual.
• Códigos QR en etiquetas.
• Acceso a artículos en documentos bloqueados.
• Acceso a partidas de presupuestos y pedidos desde artículos.
• Añadido el precio de coste estándar en artículos.
• Exportar a hoja de cálculo mejorada.
• Copias de Seguridad mejoradas.
• Localización de Artículos por Número de Serie y Código de Barras.
• Envío por cuentas Exchange.
• Ampliada la cantidad en Contratos.
• Categorías, Firmas y Proyectos en Contratos.
• Dos tarifas más en TPV.
• Cobros y pagos directos a movimientos de caja.
• Otros cambios y correcciones menores.

Notas de la actualización

• Esta actualización es gratuita.
• Se actualizará la base de datos (haga la copia de seguridad cuando se le indique).
• Para varios puestos, se recomienda que cierren Zynara antes de su actualización.

Necesidades

En el menú de Compras, se ha añadido la tabla de Necesidades, sólo visible si se activan simultáneamente los módulos de Pedidos y Stock. Esta tabla contiene una lista de todos aquellos artículos que necesitan ser suministrados por proveedores por falta de stock. Es el paso previo a formalizar el pedido de compra.

Cuando una necesidad se convierte en pedido, ésta queda cerrada y se guarda en histórico, denominado Necesidades Cerradas. En todo momento puede conocer el origen y destino de la necesidad, así como los usuarios y fechas implicados en su creación y cierre. Además, analiza los componentes de artículos con Kit, hasta dos niveles de profundidad y notifica en «Zynara para Hoy» de todas las necesidades pendientes.

Añadir artículos a necesidades

Uno o más artículos pueden añadirse a las necesidades de varias formas:

Desde la propia tabla de necesidades, agregando manualmente el artículo mediante el icono de altas. El origen de la necesidad será «Manual». El usuario deberá cumplimentar la ficha completa de la necesidad a crear.

Desde la ficha maestra del artículo, en la pestaña Stock, botón Previsión de Stock. El artículo es enviado a la tabla de necesidades sin definir ninguna cantidad a solicitar. El origen de la necesidad será «Artículo». El alta es inmediata.

Desde los informes de Stock  mínimos, a través del icono en barra de herramientas. Se envían los artículos seleccionados a las necesidades, definiendo como cantidad solicitada el stock necesario para cubrir el stock mínimo. El origen de la necesidad será «Inventario». El alta es inmediata.

 

Desde la partida de cualquier documento de venta o compra (presupuesto, albarán o pedido), accediendo a la Previsión de stock desde la propia partida. El origen de la necesidad serán el canal y número del documento en curso. El alta es inmediata.

Desde los pedidos de clientes, a través del menú «Copiar a, A Necesidades» Se enviarán todos los artículos del pedido a las necesidades (alta inmediata), incluyendo los componentes ocultos de los kits, y todos los componentes subyacentes de los kits (hasta el segundo nivel). La cantidad solicitada vendrá dada por la pendiente, y en el caso de componentes de kit, su proporción dentro del mismo. Cuando un pedido de cliente se convierte a necesidad, se advertirá al usuario si anteriormente ya se ha realizado, para evitar posibles duplicidades.

Proveedor y precio

Cuando un artículo se envía a una necesidad, se asume de forma predeterminada el proveedor habitual marcado en ficha, y como precio y descuento el definido en las Tarifas Especiales del mismo para el artículo en concreto. De no tener tarifa especial, se asume el precio y descuento estándar de la ficha del artículo. Todos estos valores, incluyendo el propio proveedor, pueden modificarse posteriormente en la ficha maestra de la necesidad.

Sin embargo, si la necesidad proviene de un pedido de venta, se asume el proveedor, precio y descuento de la partida del mismo pedido.

Agrupar necesidades

Es probable que se vayan creando varias necesidades de un mismo artículo desde diferentes orígenes, y por tanto, duplicando en la tabla de necesidades. Si dos o más necesidades poseen el mismo artículo, proveedor, precio, descuento, proyecto y almacén, pueden agruparse en una sola línea sumando sus respectivas cantidades, con tal de evitar filas exactamente iguales dentro de un mismo pedido de compra.

Para ello, seleccione en la tabla de necesidades dos o más filas que compartan esos criterios y haga clic en el botón Agrupar. Las filas seleccionadas se convertirán en una sola, que contendrá la suma de las cantidades. El origen se pierde, puesto que el artículo puede englobar diferentes orígenes, y por tanto queda marcado como «Filas agrupadas».

Conversión de necesidades a pedidos

Una o más necesidades seleccionadas se pueden convertir directamente a los pedidos de compra del proveedor que tienen definido. Para ello, seleccione las necesidades a convertir y haga clic en el botón «Preparar Pedidos» de la barra de herramientas. Se generarán los diversos pedidos de compra agrupados por proveedor y proyecto. Cada necesidad convertida a pedido de compra, queda marcada como cerrada, y anota el destino (canal y número de pedido de compra).

Necesidades pendientes y cerradas

Las necesidades pendientes son aquellas que aún no han sido convertidas a un pedido de compra. Pueden ser modificadas o eliminadas. Si tiene activado el recordatorio «Zynara para hoy» se le notificará la cantidad de necesidades pendientes que dispone. Las necesidades pendientes tienen origen, pero no destino por no haber sido todavía cerradas.

Las necesidades cerradas son aquellas necesidades que se han convertido a un pedido de compra. Es un histórico donde además del origen se refleja el documento destino. Las necesidades cerradas no pueden modificarse ni eliminarse, salvo en el proceso de borrado masivo.

Seguridad

Todas las necesidades guardan el usuario, máquina y fecha de su apertura y cierre, además del origen y destino. Si no utiliza el control de usuarios, se asume el usuario «Admin».

Canales en las necesidades

El canal de una necesidad es aquel sobre el cual se generará su correspondiente pedido de compra. En todos los procesos de alta de necesidad se asume el canal predeterminado en las Preferencias, salvo cuando son creadas desde el pedido de venta, en el que el canal quedará definido como el mismo del propio pedido. Puede modificarse en ficha de la necesidad pendiente.

Consulta de necesidades

Hay distintas formas de consultar las necesidades:

Desde la ficha de un artículo, en la pestaña más, podrá acceder directamente a las necesidades pendientes y cerradas del artículo.

Desde la ficha de un proveedor, en la pestaña más, podrá acceder directamente a las necesidades pendientes y cerradas del proveedor.

Desde la ficha de Proyectos, en la pestaña Resumen, podrá acceder directamente a todas las necesidades, pendientes y cerradas del proyecto.

Desde Zynara para hoy, a todas las necesidades pendientes.

Desde el menú de compras, a las necesidades pendientes y cerradas.

También puede consultar las necesidades pendientes, cerradas o todas de un pedido de venta, desde el propio pedido con la pestaña Necesidades. También podrá generar los pedidos de compra directamente.

Nuevos informes: acumulados por mes

Cuatro nuevos informes están disponibles (dos para compras y dos para ventas).

• Acumulados Familias y Mes (cantidad) Suma la cantidad vendida o comprada, la desglosa por mes y la agrupa por familia. De este modo, es posible saber las unidades vendidas o compradas por familias a lo largo de un año, mes a mes. Permite el filtro de fecha y canal. Se obtiene de los albaranes, facturados o pendientes. El informe se presenta en venta y compra (menú Informes, Ventas e Informes, Compras). Sólo disponibles si tiene activado el módulo de Familias.
• Acumulados Artículos y Mes (cantidad) Suma la cantidad vendida o comprada, la desglosa por mes y la agrupa por artículo. Como sucede con el informe anterior, permite saber las unidades vendidas o compradas por artículos a lo largo de un año, mes a mes, y permite el filtro de fecha y canal. El informe se presenta en venta y compra (menú Informes, Ventas e Informes, Compras). Se obtiene de los albaranes, facturados o pendientes. Es importante señalar que agrupa sólo por código: si un mismo artículo ha sido vendido o comprado con descripciones distintas, se agrupará en un mismo código.

 

Restricciones en código de Artículos

El código de un artículo tiene una longitud máxima de 15 caracteres, y se pueden utilizar números y letras indistintamente.  Sin embargo, puede crear un patrón determinado, de modo que Zynara no permita crear artículos que no cumplan ciertas condiciones en su código.  Estas condiciones pueden definirse de dos modos:

• A nivel global, para todos los artículos. Esta configuración se define en las Preferencias de la Aplicación, nueva pestaña Codificación. De forma predeterminada, la codificación es libre y sin restricciones.
• A nivel de Familia: dependiendo de la familia del artículo, se establecerá una restricción determinada, o bien se asumirá la predeterminada del punto anterior (sólo con el módulo de Familias activado). Esta configuración prevalece sobre la global.

 

 

 

• Libre/Predeterminada: No se tiene en cuenta ningún patrón del código, y se asume que es libre en contenido y longitud. Es la opción predeterminada.
• Caracteres mínimos: No se permitirán códigos cuya longitud de caracteres sea inferior a la establecida. El mínimo es 1.
• Caracteres máximos: No se permitirán códigos cuya longitud de caracteres sea superior a la establecida. El mínimo es 15.
• Sólo letras: Sólo se permiten códigos cuyos caracteres sean letras, (A-Z).
• Sólo números: Sólo se permiten códigos cuyos caracteres sean números (0-9).

Consideraciones

• Las restricciones sólo se aplican en el momento de añadir. No se tienen en cuenta en consultas o modificaciones.
• Estas restricciones afectan a todos los usuarios y equipos.
• El importador y cambio de códigos de artículos no tienen en cuenta estas restricciones.
• Los cambios en las restricciones no tienen efecto retroactivo.

Anotaciones

En la mayoría de tablas, pueden definirse las anotaciones, un pequeño texto de 50 caracteres de longitud. Serán mostradas en las zonas de búsqueda, mediante un icono de advertencia y al pasar el ratón por él. Le permite definir un recordatorio o aclaración.

Las tablas con anotaciones son: Actividades, Bancos, Cajas TPV, Clientes, Proveedores, Contactos, Conceptos de gastos, Conductores, Contratos, Estados, Fabricantes, Familias, Formas de pago, Idiomas, Motivos de rectificación, Paneles TPV, Proyectos, Régimen de IVA, Representantes, Rutas, Tarifas de almacén, Artículos, Tipos de pago, Vehículos y Zonas.

 

Ocultar componentes Kit

Los artículos componentes pueden ocultarse. Al marcar la opción, no se incluirá como desglose en los documentos de venta y compra, quedando reducida su utilidad a ser meramente informativa, excepto en el cálculo de necesidades, que sí será tenido en cuenta.

Uso del Proveedor habitual

En las líneas de los documentos de venta (presupuestos, pedidos y albaranes), al introducir un artículo, de forma predeterminada asume como proveedor que lo suministra el definido en la ficha maestra del artículo como «Proveedor Habitual». A continuación, se buscará si hubiera un precio especial entre el proveedor y el artículo, en las Tarifas Específicas del Proveedor. De haberlo asumirá su precio y descuento como coste en la línea, y en caso contrario, el precio y descuento de coste en ficha maestra. De darse esta situación la elección del precio medio o último precio viene dada según se haya configurado en las Preferencias, pestaña Compras.

Códigos QR en etiquetas

En la emisión de etiquetas, se ha añadido cómo código de barras el formato QR. De este modo, cualquier campo puede imprimirse con este sistema. Tenga en cuenta que cuanta más información contenga el campo, más denso será el código y por tanto, más grande y nítido deberá ser.

Acceso a artículos en documentos bloqueados

Los documentos de venta o compra (presupuestos, pedidos y albaranes) bloqueados por estar firmados, facturados, etc. permiten desde las partidas acceder a la ficha maestra del artículo. Con anterioridad, se permitía a través de la lupa de búsquedas, pero sólo si el documento era editable. A partir de esta actualización, cuando el documento está en sólo lectura, la lupa se sustituye por el icono de un ojo, que le pemitirá acceder directamente a la ficha maestra.

Acceso a partidas de presupuestos y pedidos desde artículos

Desde la ficha maestra del artículo, puede accederse a tres tablas nuevas: partidas de los presupuestos del artículo (cerrados y abiertos), y partidas de los pedidos de venta y compra (pendientes y servidos). A estas tablas, que complementan las ya existentes de partidas de venta y compra, pueden accederse mediante el menú contextual de la tabla principal, en el menú «Más opciones» de la ficha maestra del artículo, o bien desde la pestaña «Más» de la misma ficha.

Añadido el precio de coste estándar en artículos

En la ficha maestra del artículo, se ha añadido como un precio de coste el Precio de Coste Estándar con su correspondiente descuento. Este precio, a diferencia de los ya existentes precio medio y último precio, no es actualizado por ningún proceso de Zynara, y por es meramente informativo, si bien puede incluirse en las fórmulas de la ficha de artículo.

Exportar a hoja de cálculo mejorada

En la exportación de datos a una hoja de cálculo, además de poder enviar los datos directamente a la aplicación predeterminada, le permite copiarlos en el portapapeles, para posteriormente ser pegados (Control + V) en su hoja de cálculo. De este modo, si desea incluir los datos exportados como parte de una hoja ya existente, podrá realizar el pegado rápidamente. Recuerde que el formato se basa en un pegado sobre una hoja de cálculo, por lo que si realiza el pegado en otra aplicación, el resultado puede no ser el esperado. Este pegado es compatible con Microsoft Excel.

Copias de Seguridad mejoradas

Se ha añadido la opción de enviar la copia de seguridad al portapapeles, de modo que pueda pegarse posteriormente mediante el Control+V a cualquier unidad o carpeta. Especialmente útil en conexiones remotas, para poder copiar el archivo de copia desde el servidor al equipo local. Si utiliza esta opción, recuerde siempre de utilizar el pegado posterior para completar su copia de seguridad.

Localización de Artículos por Número de Serie y Código de Barras

Además de las búsquedas ya existentes de un artículo por su código de barras o número de serie en las respectivas tablas, se ha añadido la posbilidad de realizar estas búsquedas desde la propia tabla de los Artículos, mediante dos iconos en barra de herramientas.

El primer icono localizará un artículo basándose en un número de serie entrado (sólo si tiene el módulo de Números de Serie activado).  El segundo, localizará el artículo por un código de barras (sólo si tiene el módulo de Códigos de Barras activado). En ambos casos, la búsqueda se ciñe al filtro actual de la tabla.

Envio por cuentas Exchange

El envío de correos desde la aplicación, además de soportar cuentas Hotmail/Outlook, Yahoo, Gmail y SMTP estándar, acepta además envíos desde cuentas Exchange. Deberá indicar adicionalmente el dominio en las Preferencias.

Ampliada la cantidad en Contratos

La cantidad en los Contratos (módulo de Facturación Periódica), se ha ampliado a más enteros y decimales. 

Categorías, Firmas  y Proyectos en Contratos

En la ficha maestra de los Contratos (módulo de Facturación periódica), se han añadido las categorías, firmas y el código de Proyecto (módulo Proyectos).

Categorías

Las categorías son las de documentos de venta, con la misma funcionalidad existente con los documentos: un contrato puede estar vinculado a una o más categorías, y la tabla puede filtrarse por ellas a través de la barra de herramientas. Los albaranes y facturas generadas de la facturación periódica, heredarán las categorías del contrato.

 

Firmas

Si dispone de un control de usuarios, puede también definir el número de firmas (de 1 a 4) de usuarios que deberán autorizar el documento creado a partir del contrato. Si el contrato tiene definido crear únicamente al albarán, será éste quien tenga las firmas pendientes. Sin embargo, si ha definido que genere la factura, el albarán previo se creará sin firmas (para poder ser facturado en el proceso), y será la factura final la que tenga las firmas pendientes que haya marcado en el contrato.

Las firmas generadas por la facturación periódica se aplican siempre, con independencia de que el canal implicado no tenga configurada ninguna.

 

Proyecto

Por otra parte, también se ha incluido el código de proyecto en la misma ficha del contrato, que también será enviado al albarán o factura resultante de la facturación periódica. Desde la ficha maestra de los proyectos, podrá consultar los contratos vinculados.

 

Dos tarifas más en TPV

En la ficha maestra del artículo, se ha añadido dos tarifas más del TPV (con sus correspondientes descuentos). El precio predeterminado es el 1, pero en el ticket puede cambiarse a 2 ó 3. Al añadir estos precios, se ha cambiado ligeramente la disposición de la primera pestaña de la ficha maestra del artículo.

Estos cambios también afectan al cálculo de fórmulas, incremento de precios e importación de artículos por hoja de cálculo.

 

Cobros y pagos directos a movimientos de caja

El tipo de pago tiene una nueva opción, que permite registrar como movimiento de caja en el TPV, los cobros o pagos que hayan sido realizados con ese código. Esto permite enviar directamente a arqueo las facturas pagadas o cobradas desde facturación.

Otros cambios y correcciones

• La gestión documental convierte a rutas absolutas los archivos entrados como rutas mapeadas (módulo Gestión Documental).
• Los contratos por cliente en llamadas se muestran con independencia del canal predeterminado.
• La tabla de Auditoría queda restringida a usuarios Administradores (si dispone de control de usuarios).
• Las fórmulas en ficha maestra de artículo quedan restringidas a usuarios Administradores (si dispone de control de usuarios).
• Subsanado problema de facturación de Almacenaje cuando está activo el de Trazabilidad (sólo módulos Almacenaje y Trazabilidad combinados).
• Mejorado el proceso de importación y subsanados problemas con filas erróneas.
• Subsanado problema en el traspaso a Contabilidad (Contaplus y A3CON) de los gastos y pagos de gastos.
• Mejoras de seguridad en los mapas de acceso.
• En las fichas maestras, se muestran por defecto los últimos 20 documentos en lista desplegable. De haber más, se señaliza con el símbolo (+).
• Añadido el Control de Stock en la lista de campos de importación desde hoja de cálculo en la ficha maestra de Artículos.
• Subsanado problema de traspaso a Contabilidad para facturas de mismo número y diferente canal, en las partidas de venta y compra (Contaplus y A3CON).