Versión 1.0.32.0: Firmas en documentos y muchas más mejoras y novedades

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La primera actualización del año 2017 contiene importantes novedades y muchas mejoras, destacando el proceso de firmas de documentos para control de personas autorizadas y emisión de documentos.

Resumen de la actualización

  • Firmas en documentos.
  • Acceso a Artículos desde TPV.
  • Acceso a Artículos desde los Códigos de Barras.
  • Campos requeridos en documentos.
  • Cambios en Proyectos.
  • Acceso a Proyectos desde Clientes y Proveedores.
  • Acceso a Pedidos de Venta desde Representantes.
  • Acceso a Presupuestos desde Representantes.
  • Acceso a Presupuestos Cerrados desde clientes.
  • Acceso al Canal de Telegram.
  • Peso neto en documentos (módulo Reciclaje).
  • Barra lateral en impresión.
  • Referencia en Gestión Documental.
  • Permisos globales por canales.
  • Referencia en documentos de venta y compra.
  • Impresión de documentos con copia al portapapeles.
  • Partidas de presupuestos.
  • Otros cambios y correcciones menores.

Notas de la actualización

  • Esta actualización es gratuita.
  • Se actualizará la base de datos (haga la copia de seguridad cuando se le indique).
  • Para varios puestos, se recomienda que cierren Zynara antes de su actualización.

Firmas en documentos

Las firmas en documentos constituye la novedad más importante de la actualización. Permite el control de cambio y envío de ciertos documentos, definibles por el usuario, mediante la autorización previa de uno o más usuarios. Se aplica a todos los documentos de venta y compra (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas).

El principio básico de esta funcionalidad reside en que, en el momento de hacer un documento, se definen los usuarios que requieren firmarlo. Un documento con al menos una firma, queda bloqueado ante cualquier intento de modificación, y no podrá ser imprimido ni enviado por email hasta que todas las firmas se hayan completado. Es especialmente útil en escenarios donde, por ejemplo, un pedido a un proveedor debe ser aprobado por una o más personas antes de ser procesado; si bien la utilidad de firmas se extiende a todos los documentos.

El proceso de firmas sólo funciona si tiene activado el control de usuarios; es decir, si ha configurado Zynara para que solicite las credenciales del usuario al iniciar sesión.  Consulte las Preferencias (menú Archivo).

Definir canal y documento con firmas

La firma de documentos es un proceso que, naturalmente es opcional en la aplicación. Si desea utilizarla, deberá primero definir qué canal y documento quiere establecer como obligatorios para las firmas. Para ello, vaya primero a Archivo, Preferencias, Canales, y seleccione el Canal y Documento. En el ejemplo, se selecciona el canal F para los Pedidos a Proveedores:

Defina las firmas necesarias por canal y documento

Para cada canal y documento, pueden definirse de 1 a 4 firmas (Sin firmas para no usar esta opción). En el ejemplo, se especifica que serán tres los usuarios que deberán firmar un pedido de compra para poder ser imprimido o enviado. Este cambio no tiene efecto retroactivo sobre los pedidos ya realizados.

Definir la firma del usuario (opcional)

Si lo desea, puede definir la firma manuscrita de cada usuario. Para ello, vaya a la ficha maestra del usuario (Archivo, Preferencias, Usuarios);

Ficha maestra del usuario

Vaya a la pestaña «Firma»

 

Agregue la firma del usuario

Mediante el botón de «Agregar Firma» puede añadir una firma manuscrita copiando desde el portapapeles o bien desde un archivo:

 

Desde el portapapeles o un fichero

Esta firma podrá ser incluida en el impreso del Diseñador de Impresos.

Creando un documento con firmas

Al crear un nuevo documento, cuyo canal ha sido definido con firmas (en el ejemplo, Canal F de los Pedidos de Compra), se muestra una nueva pestaña denominada «Firmas», donde deberá seleccionar obligatoriamente qué usuarios deberán firmar el documento para que pueda ser imprimido o enviado. Recuerde que los usuarios a firmar son habituales, puede establecerlos como valores predeterminados mediante el icono del lápiz (funcionalidad incorporada en versiones anteriores).

El documento requiere tres firmas.

Llegados a este punto, este documento no podrá ser enviado por email ni imprimido hasta que tres usuarios lo hayan firmado. Para que un usuario firme un documento, deberá entrar en él mediante sus credenciales.

En el ejemplo, el usuario «Mariana», una vez haya iniciado sesión con su nombre y clave, al acceder al pedido podrá firmar con su nombre (no podrá hacerlo con las firmas de otros usuarios).

Firma del usuario

El usuario puede recovar su firma en cualquier momento, o bien añadir o editar notas adicionales de su firma. Los demás usuarios sólo podrán consultar las notas.

En el momento que el documento ha sido firmado por al menos un usuario, queda bloqueado ante cualquier modificación. Para que sea editable, todos los usuarios deberán revocar sus firmas.

Una vez el documento haya sido firmado por todos los usuarios, podrá ser imprimido o enviado por email al cliente o proveedor.

Tabla de documentos pendientes

Existen dos informes que muestran los documentos pendientes de firmar, del usuario en curso o bien en global. Desde ese mismo informe se puede acceder al documento.

Informes de Firmas

Estos informes se pueden definir como Ventanas Iniciales en el menú Ventana, Ventanas Iniciales:

Pendientes de firma en ventanas iniciales

También puede ser notificado de los documentos pendientes propios o de otros usuarios en Zynara para hoy:

Documentos pendientes en Zynara para Hoy

Resumen

  • Si no tiene activado el Control de Usuarios esta función no es operativa.
  • Debe definir por canal y documento el número de firmas, que puede oscilar entre 0 y 4.
  • Un documento sin firmar no puede ser imprimido ni enviado. Los presupuestos no pueden ser convertidos a pedidos o albaranes, los pedidos no pueden ser convertidos a albaranes y los albaranes no pueden ser facturados. Tampoco se permite la copia de o hacia otros documentos.
  • Los documentos firmados, aunque sean parcialmente, no permiten ser modificados.

Acceso a Artículos desde los Códigos de Barras

Desde la entrada de los códigos de barras, es posible acceder directamente a la ficha del Artículo.

Acceso al Artículo desde el código de barras

Acceso a Artículos desde TPV

Desde la pantalla del Terminal Punto de Venta, es posible acceder directamente a la ficha del Artículo que en ese momento se está vendiendo.

Campos requeridos en documentos

Se ha añadido los campos requeridos definibles por el usuario en los documentos de venta y compra (presupuestos, albaranes, pedidos y facturas). Esta funcionalidad ya estaba operativa en la versión anterior, pero no aplicada en estos formularios.

Campos requeridos definibles por el usuario

Cambios en Proyectos

Los proyectos tienen ahora numeración por canales. En el proceso de actualización de la base de datos los proyectos existentes se renumerarán correlativamente con el canal predeterminado. El código de proyecto ya existente pasará a 20 caracteres y se denominará «Referencia». Se incluye el Cliente y Proveedor habitual y las categorías.

 

Nuevas opciones de los proyectos

Acceso a Proyectos desde Clientes y Proveedores

Desde la ficha maestra de Clientes y Proveedores, puede accederse a los proyectos de cada uno de ellos, en el menú Más (por menú o botón) o bien desde los menús contextuales de la tabla. El código de cliente o proveedor se refiere al «habitual» (nuevo campo de esta versión, vea la sección Proyectos de este documento).

Acceso a Proyectos (todos, abiertos y cerrados) desde la ficha maestra de Clientes o Proveedores.

Acceso a Pedidos de Venta desde Representantes

Desde la ficha maestra de Representantes, puede accederse a los pedidos de venta  de cada uno de ellos, en el menú Más (por menú o botón) o bien desde los menús contextuales de la tabla. Pueden verse todos los pedidos, sólo los abiertos o sólo los cerrados.

Acceso a pedidos desde representantes

Acceso a Presupuestos desde Representantes

Desde la ficha maestra de Representantes, puede accederse a los presupuestos de cada uno de ellos, en el menú Más (por menú o botón) o bien desde los menús contextuales de la tabla. Pueden verse todos los presupuestos o sólo los aceptados, pendientes, rechazados o cerrados.

Acceso a los presupuestos del representante.

Acceso a Presupuestos Cerrados desde clientes

En la ficha maestra de clientes, proveedores y contactos se ha añadido, a los presupuestos (todos), aceptados, pendientes y rechazados el acceso directo a los Presupuestos Cerrados.

Acceso a presupuestos cerrados

Acceso al Canal de Telegram

Zynara cuenta desde el 2017 con un nuevo canal de Telegram, una APP de mensajería donde podrá ser notificado en su PC o móvil de las últimas novedades. Puede acceder desde el menú Web de Ayuda. El enlace del canal es https://telegram.me/zynara

Acceso al Canal de Telegram

Peso neto en documentos (módulo Reciclaje)

En la barra superior de los documentos de venta y compra (presupuestos, albaranes y pedidos) se muestra el peso neto de la pestaña Báscula, de forma siempre visible. Sólo aplicable al módulo de Reciclaje, con independencia de que haya comunicación con báscula.

Peso neto visible en albaranes

Barra lateral en impresión

Tal como se implantó en los formularios de documentos, en el proceso de impresión se incluye la barra de información lateral.

Referencia en gestión documental

En la ficha maestra de la gestión documental se ha añadido el campo referencia del documento. Esta referencia, de entrada opcional, se mostrará en la lista de documentos como un sufijo del nombre.

Referencia del documento

 

La referencia aparece en la lista de documentos asociados

Permisos globales por canales

A cada combinación de canal y documento (incluyendo proyectos) puede asignarse una denegación de alta, baja o modificación, de modo que en determinados documentos y canales no esté permitido añadir documentos, eliminarlos o cambiarlos. Se configura a través de Canales de las Preferencias, y afecta a todos los documentos de venta y compra, además de los proyectos.

En la jerarquía de permisos, los establecidos en este punto prevalecen por encima del resto, y afecta a todos los usuarios, incluyendo a los Administradores.  De forma pretederminada, no se activan.

A cada canal y documento se puede definir unos permisos concretos.

Referencia en documentos de venta y compra

Se ha añadido un campo de referencia, en todos los documentos de venta y compra. Se sitúa en la pestaña General y es informativo. Corresponde a un código de referencia interno que se quiera dar al documento, al margen de su propio canal y numeración.

Referencia en documentos

Impresión de documentos con copia al portapapeles

En el proceso de impresión de documentos (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas) es posible realizarla directamente al portapapeles. El documento será generado en PDF, pero no imprimido, de modo que el usuario pueda pegarlo  (mediante Control + V) a cualquier aplicación que lo admita, como software cliente de correo electrónico (Outlook) u otras aplicaciones.

Para que Zynara pueda llevar a cabo este proceso, genera el PDF con el nombre sugerido por el propio usuario en una carpeta temporal, y lo envía posteriormente al portapapeles mediante un copiado.

Envío de documentos PDF al portapapeles

Partidas de presupuestos

Se ha incluido en Ventas, Presupuestos, la opción de visualizar las partidas de los mismos en su conjunto, o bien filtrados por los aceptados, cerrados, pendientes o rechazados. Se muestra la partida en su totalidad, de formato similar a las ya existentes partidas de pedidos, compras y ventas.

Partidas de presupuestos

Cambios y correcciones menores

  • Añadidos iconos identificativos  en la tabla de Canales.
  • Se muestra el canal predeterminado al intentar duplicar un albarán de venta o compra.
  • Al convertir un contacto a cliente o proveedor, se guardan primero los posibles cambios que se hayan hecho en el formulario.
  • Subsanado el problema de las señales de campo requeridos en configuraciones de Accesibilidad.
  • Mejoradas algunas traducciones de los envíos de emails.
  • La aplicación de mensajería Messenger de la ficha de clientes, proveedores y contactos ha sido cambiada por Telegram, por estar obsoleta.
  • Iconos en menús emergentes de Presupuestos.
  • Mejorado el importador para la prevención de errores de pegado.
  • Mejorada la exportación a hoja de cálculo.
  • Subsanado problema menor en el cambio de empresa durante la sesión.