Ayuda para el cambio de año 2022-2023

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Con vistas ya al 2023, Zynara no requiere ningún proceso especial por el cambio de año. Dado que una empresa puede tener distintos ejercicios, se podrá consultar cualquier documento del 2022 o años anteriores. Sin embargo hay algunas consideraciones a tener en cuenta, en especial con las numeraciones e inventario.

Cambio de Numeraciones

Para cambiar la numeración de los documentos de albaranes, facturas, pedidos, presupuestos y Tickets, deberá ir al menú Archivo, Preferencias, Canales. Puede cambiar la numeración por la que desee, manteniendo la precaución de no solapar una ya existente.

Un buen sistema es iniciar la numeración partiendo del 230001 para el año 2023, por ejemplo. De este modo, los dos primeros dígitos indican el ejercicio de la numeración y los siguientes su orden correlativo, haciendo imposible que se solapen con numeraciones de años anteriores.

Debe también cambiar la numeración de las rectificativas con el mismo sistema. Si hasta ahora no ha usado un canal específico para ellas es un buen momento para empezar. De forma predeterminada, Zynara usa el R para esa finalidad, tanto en albaranes como facturas.

Realice esta operación antes de iniciar el primer documento del año. Consulte la ayuda relacionada con los canales:  Ayuda de canales

Acceso a la numeración de los Canales

Numeración Principal y Secundaria

Los canales tienen dos numeraciones. La numeración principal es la utilizada por defecto en todos los documentos y la que deberá cambiar para adaptarla al nuevo año (por ejemplo, 230001 para empezar en el 2023).

Sin embargo, puede suceder (especialmente en las compras) que los primeros días de enero deba introducir documentos con fecha del 2022. Al entrar un documento nuevo podrá cambiar la fecha, pero la numeración se corresponde con el ejercicio actual, no el anterior. Esto obligará a cambiar de numeración constantemente en los canales cada vez que debamos hacer un nuevo documento del año 2022 y luego tener que restablecerla para seguir en el 2023.

Esto se soluciona mediante la numeración secundaria. Cuando realice el cambio de numeración al nuevo año, deberá teclear en la numeración secundaria el último documento utilizado en el 2022. 

Como ejemplo, para adaptar las numeraciones al nuevo año, la numeración del canal de facturas de compras podría estar así:

Numeración del 2022 en las facturas.
Numeración del 2022 en las facturas.

El «Próximo Número» indica que el último número de factura utilizado en el año 2022 es el 2200068. Copiaremos ese número en «Secundario» y lo cambiaremos por la nueva numeración del 2023:

Secundario tendrá la última numeración del 2022.
Secundario tendrá la última numeración del 2022.

De este modo se está indicando a Zynara que el último número utilizado para las facturas de compra en el 2022 es el 2200068 (Secundario) y que en el 2023 se empieza por el 2300001 (Próximo Número).

Al crear una nueva factura de compra, de forma predeterminada mostrará el «Próximo Número»:

Numeración principal
Numeración principal

Pero si queremos una nueva factura con fecha del 2022, basta hacer un clic en el icono para que nos permita seleccionar sobre qué numeración deseamos hacer la nueva factura:

Cambio de numeración para facturas del año pasado
Cambio de numeración para facturas del año pasado

De este modo, para hacer una factura del 2022 en el 2023, bastará con seleccionar la numeración secundaria y cambiar la fecha de la factura. Al crear una nueva factura, se asumirá de nuevo la principal.

La utilidad de numeración secundaria se incorporó el 4 de mayo de 2020, dentro de la actualización 1.0.52.0. Lea los detalles de la actualización para más información.

Finalmente, sobre el cambio de numeraciones recuerde también cambiar la de los tickets si utiliza el módulo de TPV:

Numeración de Tickets para el Módulo de TPV
Numeración de Tickets para el Módulo de TPV

Inventario: regularización

Si a final de año desea realizar un inventario, puede optar por la opción “Regularización” que le ayudará rápidamente a cuadrar su stock. El proceso de regularización es rápido y sencillo: tendrá que escribir el stock contabilizado y Zynara se encargará de actualizar y generar el movimiento de almacén compensatorio. Se recomienda hacer previamente una copia de seguridad.

Siga los siguientes pasos:

  • Obtenga el inventario de su almacén a través del menú Stock, Inventario: Sepa cómo
  • Seleccione en la tabla los artículos que desee regularizar: Sepa cómo
  • Proceda a la utilidad de regularización de stock: Sepa cómo

 

Primero realice un inventario.

 

Acceda a la regularización (puede filtrar la tabla previamente).

 

Recuerde que puede entrar su stock previamente en una hoja de cálculo para posteriormente pegarlo en este punto, mediante la opción «Importar».  Sepa cómo

Escriba directamente el nuevo stock para cada artículo.

Borrado de datos

No es necesaria la eliminación de datos de ejercicios anteriores por el cambio de año, pero si desea realizar el proceso puede eliminar masivamente documentos de cualquier periodo a través del borrado masivo de datos. Siga los siguientes pasos:

  • Entre en Archivo, Preferencias, Activar o Desactivar Borrado Masivo de Datos.
  • Active el borrado.
  • Proceda a borrar las filas de las tablas que desee.

Le aconsejamos que lea la ayuda al respecto: borrado masivo de datos. Haga siempre copias de seguridad previamente.  

 

Primero active el borrado masivo de datos

 

Pregunta de seguridad.

 

Seleccione las filas de cualquier tabla y presione el botón de eliminación masiva.

 

Pregunta de seguridad para el borrado de datos.

Nota: A partir de la actualización 1.0.58.4, publicada el 28 de noviembre de 2021 no se permite la eliminación masiva de facturas de venta anteriores a 5 años.  (Blog: https://www.zynara.com/abonar-facturas/)

Información adicional

El selector de fechas se actualiza al nuevo año, por lo que algunas tablas como las de facturas o albaranes que por defecto se hallan filtradas por el año en curso se muestren vacías. Podrá visualizar el año anterior simplemente cambiando el selector. Consulte la ayuda del selector de fechas.

Selector de fechas

Es posible que durante los primeros días del año 2023, deba introducir documentos con fecha del 2022. Zynara permite la opción, pero le avisará que el año del documento no coincide con el actual. Esta advertencia puede desactivarse en las Preferencias, Pestaña General.

El aviso por documentos de otro año puede activarse o desactivarse en las preferencias.